De CMR vrachtbrief wordt ingevuld door de afzender. De vrachtbrief mag alleen worden ingevuld met een balpen, typemachine of computer. Op de vrachtbrief staan diverse vakken met elk een eigen functie. In sommige gevallen hoeven niet alle vakken te worden ingevuld. De chauffeur die de vrachtbrief gebruikt moet de ontvanger kunnen informeren over de betekenis van de verschillende onderwerpen op de vrachtbrief.

Delen

De CMR vrachtbrief bestaat uit de volgende delen:

Deel 1:  rode opdruk voor afzender
Deel 2:  blauwe opdruk voor ontvanger
Deel 3:  groene opdruk voor vervoerder
Deel 4:  zwarte opdruk voor tweede vervoerder (indien aanwezig)

Het invullen van CMR's of andere vrachtbrieven kan versneld en vergemakkelijkt worden met gespecialiseerde software zoals CMR-JET Vrachtbrief software.